Conditions Générales d’Utilisation et de Vente (CGUV)

1. Mentions légales et préambule

Le service Pass-Memo est édité et proposé par :

La société PASS-MEMO, Société par actions simplifiée (SAS) au capital de 1 000,00 euros, Immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) de Grasse sous le numéro 928 761 089, Dont le siège social est situé au BUSINESS PÔLE - 1047 ROUTE DES DOLINES, 06560 VALBONNE, Ci-après dénommée « l’Opérateur » ou « Pass-Memo ».

Contact: contact@pass-memo.fr

Préambule

2. Définitions

Pour la bonne compréhension des présentes, les termes ci-dessous ont la signification suivante :

• Client (ou Admin Établissement) : La personne morale ou physique (EHPAD, SAD) qui souscrit l'abonnement payant, dispose des droits d'administration complets (CRUD), gère la facturation et crée les comptes des Coordinateurs.
• Coordinateur : Utilisateur désigné par le Client, chargé de la gestion des Intervenants et des Bénéficiaires, disposant de droits de lecture et d'écriture sur les rapports.
• Intervenant : Utilisateur final (ex: aide-soignant) créé par le Client ou le Coordinateur, intervenant auprès des Bénéficiaires. Il peut créer/modifier ses propres rapports et consulter ceux des Bénéficiaires qui lui sont attribués.
• Bénéficiaire : La personne physique (résident, patient) recevant les soins ou services du Client.
• Solution (ou Service) : L'ensemble des fonctionnalités accessibles via l'Application Mobile et l'Interface Web Pass-Memo .
• Rapport : Compte-rendu d'intervention généré par l'IA à partir d'un enregistrement audio (via l'App) ou modifiable textuellement (via le Web).

3. Description du Service et Fonctionnalités

Pass-Memo est accessible sur deux supports distincts avec des fonctionnalités spécifiques

3.1. L'Application Mobile L'Application est destinée principalement aux Intervenants et Coordinateurs en mobilité. Elle permet :

• Consultation des profils bénéficiaires
• L'enregistrement audio pour la création de Rapports.
• Gestion des utilisateurs

3.2. L'Interface WebL'Interface Web est l'outil de gestion centralisée. Elle permet :

• Pour l'Admin (Client) : La gestion des abonnements, la création/modification/suppression (CRUD) des comptes (Coordinateurs, Intervenants, Bénéficiaires), et l'accès global à tous les rapports.
• Pour tous les Utilisateurs : La consultation et la modification textuelle des rapports.
• Note importante : La création de rapport par dictée vocale (audio) n'est pas disponible sur l'interface Web, qui permet uniquement la modification textuelle

3.3. Fonctionnalité de "Rendez-vous" Pass-Memo n'est pas un système de prise de rendez-vous externe. Toutefois, l'IA analyse les rapports pour détecter la mention de rendez-vous médicaux ou autres. Ces événements sont automatiquement extraits pour être affichés sur le "Mur" du Bénéficiaire, à titre informatif.

4. Accès et Gestion des Comptes

4.1. Hiérarchie des accès L'accès au Service repose sur une chaîne de responsabilité :

• Le Client (Admin) crée son compte et souscrit à un abonnement.
• Le Client crée les comptes Coordinateurs, Intervenants et Bénéficiaires .
• Le Client ou le Coordinateur crée les comptes Intervenants et Bénéficiaires .

4.2. Sécurité des identifiants Chaque Utilisateur est responsable de la confidentialité de ses identifiants. Compte tenu de la sensibilité des données traitées (secteur médico-social), toute suspicion d'accès frauduleux doit être immédiatement signalée à Pass-Memo .

5. Conditions Financières et Abonnement

Le Service est payant et nécessite la souscription d'un abonnement par le Client.

5.1. Modalités de paiement Les paiements sont effectués par carte bancaire via le prestataire sécurisé Stripe. Les factures sont disponibles en téléchargement direct depuis l'espace Admin. Pass-Memo ne stocke aucune coordonnée bancaire complète

5.2. Formules d'abonnement

• Abonnement Sans Engagement :

  • Renouvellement tacite mensuel.
  • Annulation : Le Client peut annuler son abonnement à tout moment depuis son espace.
  • Effet : L'annulation prend effet à la fin de la période de facturation en cours. Tout mois entamé est dû.

• Abonnement Avec Engagement :

  • Renouvellement tacite mensuel.
  • Le Client s'engage pour une durée déterminée d’une année en échange d'un tarif défini.
  • Annulation : L'annulation anticipée n'est pas possible directement via l'interface. Le Client doit émettre une demande d'annulation via le support, qui sera traitée par l'administration centrale de Pass-Memo . Des frais de résiliation correspondant au solde de l'engagement peuvent être appliqués

5.3. Absence de droit de rétractation (Professionnels) Le Client contractant en tant que professionnel pour les besoins de son activité, le droit de rétractation du Code de la consommation ne s'applique pas. Aucun remboursement ne sera effectué, sauf dysfonctionnement majeur imputable exclusivement à Pass-Memo .

6. Utilisation de l'Intelligence Artificielle (IA)

Pass-Memo utilise des technologies d'Intelligence Artificielle pour transcrire et reformuler les enregistrements audios des Intervenants.

6.1. Rôle d'assistance L'IA est un outil d'aide à la rédaction administrative et de communication. Elle ne se substitue en aucun cas au jugement professionnel de l'Intervenant ou du personnel soignant.

6.2. Obligation de vérification L'Utilisateur (Intervenant ou Coordinateur) doit s'assurer que la transcription est fidèle à la réalité de l'intervention et ne contient pas d'erreurs.

6.3. Limitation de responsabilité liée à l'IA Pass-Memo ne saurait être tenu responsable des erreurs de transcription, d'interprétation ou d'hallucinations de l'IA qui n'auraient pas été corrigées par l'Utilisateur lors de la relecture obligatoire.

7. Responsabilité

7.1. Responsabilité de Pass-Memo Pass-Memo est soumis à une obligation de moyens. Pass-Memo s'engage à mettre en œuvre tous les moyens nécessaires pour assurer la disponibilité et la sécurité du Service. Pass-Memo ne pourra être tenu responsable des interruptions de service, des pannes réseau, ou des pertes de données accidentelles non imputables à une faute lourde de sa part.

7.2. Responsabilité du Client (EHPAD/SAD) Le Client est seul responsable :

• De l'utilisation du Service par ses équipes.
• Des décisions médicales ou de soin prises sur la base des rapports. Pass-Memo ne fournit aucun conseil médical.
• De l'exactitude des données saisies concernant les Bénéficiaires.

8. Données personnelles et données de santé

Dans le cadre de l'exécution du Service, Pass-Memo est amené à traiter des données à caractère personnel et des données de santé pour le compte du Client.

8.1. Rôles respectifs (RGPD)

• Le Client agit en tant que Responsable de Traitement. Il détermine les finalités et les moyens du traitement des données de ses Bénéficiaires.
• Pass-Memo agit en tant que Sous-traitant. Il traite les données uniquement sur instruction du Client et pour les besoins du Service.

9. Propriété intellectuelle

L'ensemble des éléments de la Solution Pass-Memo (logiciel, codes sources, design, logos, IA) reste la propriété exclusive de la société PASS-MEMO. Le Client bénéficie uniquement d'un droit d'utilisation personnel, non exclusif et non cessible pour la durée de l'abonnement.